Centrum för hälsodata fungerar som ”forskarens förlängda arm” för att få ut Region Stockholms unika hälsodata, berättar Heléne Spjuth. De senaste årens AI-utveckling har ökat antalet komplexa beställningar – vilket ställer högre krav på samordning.
I stället för att enskilda forskare ska behöva höra av sig till flera olika vårdgivare och förvaltningar, gör vi det åt dem. Vi fungerar som forskarens förlängda arm in i regionen.
Centrum för hälsodata är en administrativ enhet inom Region Stockholm, som ansvarar för samordning av regionens utlämning av hälsodata. I uppdraget ingår att vara stödfunktion, dels utåt för forskare och externa myndigheter, dels inom regionen till vårdgivare och förvaltningar. Enheten består av två team; ett handläggarteam som hanterar ansökningar samt ett team av hälsodataexperter och analytiker som jobbar med metodutveckling och omvärldsanalys.
Sedan starten år 2019 fungerar Centrum för hälsodata som en ingång för forskare som önskar få ut data från minst två vårdgivare eller datakällor.
– I stället för att enskilda forskare ska behöva höra av sig till flera olika vårdgivare och förvaltningar, gör vi det åt dem. Vi fungerar som forskarens förlängda arm in i regionen, säger Heléne Spjuth, chef för Centrum för hälsodata, Region Stockholm.
Ett vanligt missförstånd är att det är personer som arbetar vid Centrum för hälsodata som fattar beslut och tar fram efterfrågade data. Det stämmer inte, förklarar hon. Just den här funktionen är enbart administrativ.
Varje år hanteras omkring 60 ansökningar. De flesta, omkring 65 procent, rör ansökningar om uppgifter från VAL-databaserna, regionens centrala vårdkonsumtionsregister. Här finns data om till exempel historisk vårdkonsumtion, diagnoser och behandlingar, uthämtade recept samt ersättningar och kostnader för vården. Omkring 20 procent är förfrågningar om datauttag från det huvudsakliga journalsystemet TakeCare, medan resterande 15 procent av ansökningarna rör mindre datakällor, inklusive röntgenbilder och cancerläkemedel.
– Vår guldgruva till data blir mer och mer i fokus ju mer datadrivna vi blir i våra arbetssätt. Som chef är det mitt yttersta ansvar att utlämning av hälsodata sker effektivt och samordnat och att säkerställa att våra processer och rutiner är säkra, utförs etiskt korrekt och att vi är uppdaterade gällande rätt och nya metoder, säger Heléne Spjuth.
Heléne Spjuth berättar att man har fått in fler ansökningar efter att Centrum för hälsodatas samordningsfunktion blivit mer känd, men att ökningen av ansökningar faktiskt har avstannat de senaste åren. Men som en följd av AI-utvecklingen har förfrågningarna från forskare blivit allt mer komplexa – och detta har kommit att kräva samordning på en allt högre nivå, vilket tar både tid och resurser i anspråk. En del forskare får vänta länge på att få ut data.
– Många forskare blir förtvivlade över det, säger hon.
Men ju fler datakällor eller vårdgivare man vill beställa ut data ifrån, desto mer komplex blir ansökan och desto mer tid går åt att sammanställa alla resurser som behöver fatta beslut eller genomföra själva datauttaget.
– Vår största utmaning idag är handläggningstiderna. Naturligtvis ska det inte ta längre tid än det behövs. Men de flesta forskare är, när det kommer till kritan, mer mån om att få ut rätt data än att det ska gå fort.
Ansökningsprocessen startar när en forskare skickar in en ansökan. Det är en bra idé att ta kontakt med centrum för hälsodatas experter i förväg, tipsar Heléne Spjuth.
– Tveka inte att ta kontakt med oss för rådgivning innan. Vi har en frikostig rådgivningsfunktion. säger hon.
En vanlig rådgivningsfråga är processen för sammanlänkning av data mellan olika myndigheter, eller hur en studiepopulation kan identifieras i regionens hälsodatakällor.
När formulären är inskickade säkerställer en handläggare att de är korrekt ifyllda, signerade samt innehåller alla nödvändiga dokument och information. Det gör de ofta inte. Det vanligaste misstaget är att ansökan skiljer sig från det forskaren har uppgett i sin etikansökan – eller att etikansökan inte specificerar att uppgifterna man önskar gäller Region Stockholm.
Efter att de första frågetecknen har retts ut kallar Centrum för hälsodata till ett första möte. Här får forskaren beskriva sitt önskade datauttag muntligt. Ofta börjar det med att man identifierar studiepopulationen.
Många gånger har forskarna missat något.
– Det är viktigt att vi får veta exakt vilka inklusions- och exklusionskriterier som ska användas och från vilket datasystem de ska hämtas. Det är även viktigt att variabellistan är komplett. Ibland kan vissa till synes självklara variabler, som kön och ålder glömmas bort, säger hon.
Efter mötet tar Centrum för hälsodata fram beslutsunderlag som forskaren får se och godkänna – och därefter skickas samtlig dokumentation ut till regionens alla berörda vårdgivare som gör en sekretess- och menprövning och signerar beslutsutkast. Det händer att datauttag stoppas. När det sker har experterna på Centrum för hälsodata oftast redan förklarat för forskarna att detta sannolikt kommer att ske. Men det händer att forskare väljer att chansa och gå vidare ändå.
– När besluten har signerats och skickats tillbaka är vi ungefär halvvägs in i processen, säger Heléne Spjuth.
Nästa steg är att identifiera rätt datauttagsfunktion i regionen. Under handläggningsfasen har Centrum för hälsodata bistått forskarna med att ta fram en bilaga till beslutet. Denna utgör en tydlig instruktion till de systemförvaltare eller personuppgiftsansvariga som har rätt att behandla uppgifterna och därför kan göra datauttaget.
Om allt får grönt ljus kan datauttaget påbörjas. Under uttaget och samkörningen är det Centrum för hälsodatas roll att samordna alla utlämningsfunktionerna, både inom regionen och med de externa registermyndigheterna.
För att detta ska fungera väl krävs tät dialog med andra registerhållare, men också mellan handläggare, datauttagsresurser och jurister.
En viktig princip för forskare är att inte begära ut mer hälsodata än nödvändigt. Det gäller att följa uppgiftsminimeringsskyldigheterna.
– Inte bara för att det är en skyldighet i lag, utan även för att möjliggöra en skälig hantering av data i forskningen, säger Heléne Spjuth.
– En rutinerad registerforskare vill inte ha för mycket data, de vill ha det nödvändiga och inget annat. Men vi märker att allt fler begär ut data i enorma mängder. Det händer till exempel att forskare vill testa vad de kan använda sin AI-produkt till på all data som vi har i en datakälla, säger Heléne Spjuth.
I och med EU-förordningen EHDS, som nyligen trädde i kraft och som kommer att börja tillämpas inom kort, ställs krav på att data ska kunna lämnas ut i forskning. Här ingår även att data ska kunna delas gränsöverskridande.
– Det här betyder att vi står inför en stor kapacitetsutmaning.
Enligt Heléne Spjuth kräver det här arbetet stor kompetens.
– I dag finns inte tillräckligt många personer i Sverige som har den här kompetensen. Jag brukar säga att du behöver vara såväl medicinsk informatiker, ingenjör och byråkrat för att klara uppgiften.
Vad tycker du är mest meningsfullt i ditt arbete med hälsodata?
– Att vi bidrar till god forskning som kommer vården och patienterna till godo. Jag har personligen, även som chef, mycket kontakt med forskarna. En del forskare återkommer när de publicerat sina resultat och det är extra kul, för då får vi återkoppling på att datautlämningen har lett till forskning och att det har gjort nytta.
Text: Maja Lundbäck
Intervjuerna på Dataguiden är fristående från webbplatsens övriga kunskapsstöd kring forskningsdatacykeln och speglar de intervjuades erfarenheter och perspektiv.
Publicerat den
Uppdaterat den
