En väg in till Västra Götalandsregionens data

Snabbast går det när forskarna hör av sig tidigt i processen

Ett trettiotal av den svenska sjukvårdens nationella kvalitetsregister drivs av Västra Götalandsregionen. Spännvidden på registrens innehåll är stor, berättar Ulrika Frithiofsson.

– Här finns allt från tandkirurgi och höft- och knäproteser till bröstimplantat och ett antal psykiatriska register. Ett av våra största register är Nationella diabetesregistret.
Att just dessa register hamnat i Västra Götaland beror oftast på att de en gång startats av en forskare/kliniker i regionen, förklarar hon. Så småningom har de vuxit från enskilda projekt till nationella angelägenheter.

Snabb handläggning – men samkörningar kan ta tid

När forskare vill använda data från något av dessa kvalitetsregister hamnar ansökan på Ulrikas skrivbord och sekretess- och menprövas inom loppet av ett par veckor. Efter godkännande behövs ytterligare lite tid för att ta fram och leverera beställda data, förklarar Ulrika.

– Vi tycker att vi är ganska snabbfotade, det brukar ta 1–2 månader från ax till limpa för ärenden som enbart gäller våra register. Men om det även ingår att våra data ska samköras med data från andra håll kan det dra ut betydligt mer. Kanske åtta, nio månader i stället. Väntetiderna hos andra myndigheter kan vi inte påverka.

Beslut om avslag går att överklaga. Av runt 350 ansökningar per år är det dock bara någon enstaka som leder till avslag. Men i betydligt fler fall behöver forskarna arbeta om sin ansökan innan den kan bli godkänd.

Vanliga hinder i ansökningar – och hur de kan undvikas

– Det finns olika skäl till att vi inte kan godkänna en ansökan direkt. Ibland handlar det om att forskarna begär ut mer data än vad som egentligen behövs. Man kanske önskar tillgång till i princip ett helt register trots att det bara är några av variablerna som är nödvändiga för det projekt man ska genomföra. Då kan ansökan behöva justeras.

En annan typ av fel är missar i formalia. Det kan till exempel handla om att en forskare söker som anställd vid arbetsgivare A men anger e-post till arbetsgivare B, eller att uppgifter inte är samstämmiga med vad som står i ansökan om etikprövning.

– Sådant kan vi tyvärr inte godkänna. Men formaliafel är ofta lätta att korrigera.
Andra typer av justeringar kräver mer arbete.

Forskarna har ofta lättare att beskriva vilka data de önskar få ut, än hur dessa data sedan ska flöda i projektet.

– Det kan vara svårt för oss att utläsa ur ansökan vem som ska skicka till vem, vilka samkörningar som ska göras eller var kodnycklar ska förvaras. Men detta är nödvändig information för att vi ska kunna göra vår bedömning.

Innan Registercentrum Västra Götaland tar ställning till en ansökan ska det finnas ett godkännande från Etikprövningsmyndigheten. Ibland innebär forskarnas dialog med Registercentrum att projektet förändras så mycket att en ändringsansökan till Etikprövningsmyndigheten behövs. För att undvika att hamna i den situationen är det bra om forskarna tar en första kontakt med Registercentrum mycket tidigt i processen, tycker Ulrika.

– Det bästa är om man hör av sig till oss tidigt i planeringen. Våra statistiker och registerhållare kan ofta ge bra input. ”Jaha, ska du kolla på det, då är det nog bra om du också begär ut…”

För forskare är det förstås en stor fördel att få med den typen av justeringar innan man skickar in sin ansökan om etikprövning, så att den inte behöver göras om.

– Ja, för det sparar tid åt oss på sikt. Ju tidigare vi blir involverade, desto mindre arbete brukar det bli senare i processen för att lösa olika problem.

Verksamheten får viss finansiering genom regionen men bekostas till största delen av kunderna, det vill säga forskarna.

– Vi behöver vara efterfrågade så att vi kan hålla oss med en kritisk massa av experter. Vi är omkring 35 medarbetare, statistiker, projektledare, systemförvaltare, it-konfiguratörer, med mera.

Ordning och effektivitet med centraliserad hantering

Registercentrum Västra Götaland har handlagt ansökningar om utlämnande av data från regionens kvalitetsregister sedan 2018. Innan dess skickade forskare sina ansökningar direkt till registerhållaren, alltså en enskild kliniker/forskare.

– Några registerhållare var osäkra på regelverk och hur en men- och sekretessbedömning ska gå till och tyckte att det var lite obehagligt. Vissa valde att bevilja som huvudregel, andra att avslå eller att konsekvent avslå ansökningar från konkurrerande forskargrupper. Så får man förstås inte göra.

När handläggningen skulle centraliseras var både forskare och registerhållare skeptiska, minns hon.
– Det uppfattades som ökad, onödig byråkrati när vi tog över, och många var nog oroliga att vi skulle sitta på data och mest ge avslag. Men vårt mål är ju att tillgängliggöra så mycket som möjligt, på ett korrekt sätt. Idag får vi mycket positiv återkoppling, folk tycker att det är ordning och reda på oss. Vilket inte är så konstigt. Vi har en stor volym ärenden och det man gör mycket av blir man bra på.

Registercentrum Västra Götaland har också skapat olika typer av digital infrastruktur för registerforskning. Ett exempel är nya funktioner för registerbaserade randomiserade kliniska studier (R-RCT). Ulrika Frithiofsson skiner upp när ämnet kommer på tal.

– Det är rätt häftigt! När en kliniker i ett vårdmöte matar in uppgifter om sin patient så kan det direkt komma upp en ruta som säger ”Den här patienten skulle passa i den här pågående studien.” Om patienten tackar ja kan randomisering och inkludering i studien ske omedelbart. Att synka vård och forskning på det sättet är otroligt kostnadseffektivt. Inom forskning om bland annat frakturer används detta redan en hel del, och jag hoppas att andra områden följer efter.

Ulrika hade gärna sett att Registercentrum kunde erbjuda mer statistikstöd.
– Jag skulle önska att vi inte bara levererade data utan även kunde hjälpa forskare att bearbeta dessa data. Det är positivt både för forskningen och för våra statistiker när de involveras i projekten, men tyvärr räcker inte tiden till.

Seniora statistiker är en stor bristvara. Något som däremot är på väg att förbättras är själva ansökningsförfarandet, förklarar hon.

– Vi är runt 15 myndigheter i regionen som har olika typer av register- och hälsodata och hittills har du behövt ansöka hos var och en. Vi på registercentrum kan ge tillgång till data från de kvalitetsregister som vi ansvarar för, men om du till exempel vill ha journaldata behöver du vända dig till respektive sjukhus, eftersom de är egna myndigheter. I ett projekt med data från många myndigheter blir det rätt betungande för forskarna. Men nu håller vi på att införa ett gemensamt digitalt ansökningssystem, där forskarna kan beställa hälsodata från alla regionens myndigheter på samma gång, som i en nätbutik. I slutet av 2024 driftsätter vi en begränsad pilot och under 2025 hoppas vi införa hela systemet i regionen.

Text: Anders Nilsson