Bevara och gallra data

Att bevara forskningsdata är en viktig del av processen med att säkerställa långsiktig tillgång till data. Data som är av värde för framtida användning ska bevaras genom arkivering, medan material som inte längre har något praktiskt eller vetenskapligt syfte kan gallras.

Det är viktigt att redan i ett tidigt skede av forskningsprojektet ta reda på vilka specifika regler och interna riktlinjer som gäller för arkivering och gallring.

Beakta krav om bevarande

Beroende på om forskningshuvudmannen är offentlig eller privat aktualiseras olika regler.

Forskningsdata som skapas vid svenska myndigheter, såsom universitet eller högskolor, är normalt allmän handling. Tryckfrihetsförordningen (1949:105) definierar vad som utgör en allmän handling och arkivlagen (1990:782) reglerar hur de ska hanteras.

Allmänna handlingar hos universitet och högskolor ska som regel bevaras, vilket innebär att de ska finnas tillgängliga för all framtid. I samband med arkivering görs en värdering av materialet för att avgöra vad som får gallras och vad som ska bevaras. Gallring av forskningsdata får bara göras om det finns ett gallringbeslut med stöd i rättsregler. Gallringsfristen för forskningsdata är tio år hos de flesta lärosäten, vilket innebär att data kan gallras tidigast tio år efter att forskningsresultatet har publicerats och slutredovisats.

Det finns dock undantag, exempelvis för EU-finansierade projekt och kliniska läkemedelsprövningar. Vissa handlingar kan ha ett stort vetenskapligt värde och vara unika eller på annat sätt svåra att återskapa och behöver därför bevaras.

För forskningsdata hos aktörer som inte omfattas av arkivlagen kan andra krav på bevarande gälla.

Forskningsdata som innehåller personuppgifter får bara behandlas så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Personuppgifter som inte längre behövs för ett pågående forskningsprojekt och som inte behöver arkiveras ska gallras.

Det är viktigt att tidigt i projektet ta reda på vilka regelverk, riktlinjer och rutiner som gäller för arkivering och gallring hos aktuell forskningshuvudman, samt hur dessa ska tillämpas på projektets forskningsdata. Detta påverkar hur forskningsdata ska struktureras och hanteras under hela projektets gång.

Stöd i arbetet

• Lärosäten och andra forskande organisationer har ofta riktlinjer och stödmaterial för bevarande, arkivering och gallring av forskningsdata, ett exempel är lärosätets informationshanteringsplan. Därtill finns också ofta personal som kan ge praktisk stöd, såsom data stewards, arkivpersonal, dataskyddsombud och jurister.
• Sveriges universitets- och högskoleförbund, SUHF, har tagit fram en rekommendation om tillämpningen av regelverk för gallring och bevarande av forskningsinformation.
• Svensk Nationell Datatjänst, SND, erbjuder stöd gällande datahantering under hela forskningsprocessen, vilket även omfattar tillgängliggörande och återanvändning av forskningsdata.
• Riksarkivet erbjuder material för att stödja i tillämpningen av lagar och föreskrifter om arkivering.